Zo breng je zonder al teveel tijd je administratie op orde

Hoe doe jij dat met post? Leg je het snel weg en hoop je dat het vanzelf verdwijnt? Of maak je altijd alles open en handel je het direct af? Ben jij iemand die alles op een stapel legt? In de hoop dat iemand anders het doet. Het liefste ver weg blijft van alle paperassen? Speciaal voor jou een paar praktische tips hoe je zonder al teveel tijd je administratie op orde brengt.

Routine
Net als bij het opruimen van je huis volg je een methode en wen je jezelf een routine aan. Zorg ook voor een vaste plek waar je de administratie kunt doen en zorg dat je een aantal kantoorartikelen hebt zoals mappen, nietapparaat, hoesjes etc.

#1 Dagelijks: Maak dagelijks je post open
Dagelijks: ja echt! Kijk meteen wat erin zit en sorteer het op 3 punten: doen, lezen, bewaren. En gooi meteen de lege enveloppen en reclame weg.  Het makkelijkste is als je drie tijdschriftcassettes gebruikt, een voor doen, een voor lezen en een voor bewaren. Dat is overzichtelijk.

#2 Wekelijks: Lezen en doen
1 x per week maak je tijd voor de ‘doen’ en ‘lezen’ cassette. Doordat je elke dag al alles hebt opengemaakt weet je al een beetje wat je te wachten te staat. Handel alle ‘doen’ post af. En lees de ‘lezen’ post. Moet daar ook actie op ondernomen worden? Doe dat dan ook meteen.

De post die afgehandeld is en niet bewaard hoeft te worden, kan meteen weg. Heb je het afgehandeld maar moet de brief wel bewaard worden? Zet die dan in de bewaarcassette.

#3 Maandelijks: Bewaren en Archiveren
1 x per maand ruim je de bewaarcassette op. Lees alles nog eens door en bepaal of het echt bewaard moet worden of niet. Archiveer vervolgens alle bewaarpost in je archief. Dat kunnen ordners of hangmappen zijn die onderverdeeld zijn op onderwerpen als, hypotheek, energiebedrijf, gemeente, verzekeringen. Controleer meteen, krijg je een nieuwe zorgpolis? Dan kan de oude eruit.

Hoe lang moet je welke post bewaren? 

• Diploma’s, notariële stukken en contracten bewaar je voor de rest van je leven.
• Alles wat je nodig hebt voor je belastingaangifte bewaar je als particulier 5 jaar, als ondernemer 7 jaar. Gaat het om onroerend goed, dan moet het 10 jaar bewaard worden.
• Al het andere papier bewaar je tot de geldigheidsdatum is verlopen. Zoals bijvoorbeeld garanties, polissen en lidmaatschappen.

#4 Jaarlijks: Controle
1 x per jaar controleer je je hele archief. Kijk wat weg kan.

Routine
Wen je jezelf deze routine aan, dan heb je zonder al teveel tijd je administratie op orde.

[ssba]